Tratar de realizar un control de registro de la actividad del trabajador es algo que muchas empresas tienen procedimentado a fin de detectar posibles problemas e incumplimientos a nivel de plazos de entrega. Pero no siempre es algo negativo, ya que el propio empleado puede disfrutar de ciertas ventajas en cuanto a reclamación de mejoras que se puedan tener.
Registro de actividad del empleado obligatorio
Cuando se obliga al empresario a elaborar un registro de actividades, se deben indicar los siguientes datos fundamentales.
- Datos que se recogen y el fin que tienen.
- Medidas de seguridad que se van a aplicar.
- Nivel de seguridad que tiene cada una de ellas.
- Si los datos que posee van a ser transferidos fuera del Espacio Económico Europeo.
A continuación, se muestran los datos que debe contener el registro de actividades:
- Registro del responsable del fichero. Para ello debe contener los datos del responsable.
- Fin del tratamiento.
- Categorías de destinatarios previstas.
- Trasferencias de datos y documentación de garantías para el pago.
- Plazo previsto (si existe) para la supresión de datos.
- Descripción de las medidas generales de seguridad.
- Registro del encargado del tratamiento. Para ello debe contener los datos del encargado del procedimiento.
- Descripción general de medidas de seguridad.
Los registros de actividades, sean estas del tipo que sean, deben figurar siempre en escrito, aunque se deja abierta la posibilidad de que se envíen por copia en formato electrónico. Este registro debe ser conservado en la propia empresa y debe mantenerse actualizado siempre.
Además, debe mantenerse a disposición de la autoridad de control pertinente, por si se nos pudieran solicitar. Si la empresa no dispusiera de dicho registro puede incurrir en un delito de infracción grave y podría ser sancionada con multas que van desde millones de euros o el 4% del volumen de la facturación anual.
¿Quién está obligado a realizar el registro de actividades?
Esta obligación corresponde tanto al encargado del tratamiento de los ficheros como al responsable de los mismos. Los requisitos de obligatoriedad son los siguientes:
- La empresa debe tener censados a más de 250 empleados.
- No se deben de hacer tratamientos que entrañen un riesgo para ciertas libertades.
- Se debe realizar un tratamiento de datos personales sobre condenas e infracciones penales.
El control del registro de actividad para detectar problemas como algo opcional
Por supuesto, no todos estamos obligados a registrar la actividad de nuestra corporación. Sin embargo, nosotros siempre lo aconsejamos a nuestros clientes, pues sus sistemas de trabajo son frágiles y sensibles al mismo tiempo que llevan en “su interior” una importante cantidad de información.
Por este motivo, nos gusta que nuestras auditorías y consultorías estén basadas no solamente en lo que nosotros montemos como profesionales en una mañanita sino que nos ayuda muchísimo a comprender cómo funciona tu empresa si dispones de un control del registro de actividad, pues en este se van a plasmar las circunstancias que favorecen o posibilitan la ocurrencia de problemas de diversa índole.
Si tienes alguna duda puedes contactar con nosotros a través de este formulario.
